Política de Tratamiento de Datos Personales

Responsable del tratamiento

Razón social: «Pendiente: razón social». Identificación: «Pendiente: NIT / identificación». Domicilio: «Pendiente: domicilio».

Persona o área que atiende consultas y reclamos (área o cargo responsable): «Pendiente: área o cargo responsable de datos personales». Canal de contacto de privacidad: privacidad@doctiling.app.

Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Cuando un usuario o cliente está en la Unión Europea aplica además el RGPD.

Finalidades por tipo de dato

Solicitudes de demo: correo, nombre y empresa se usan solo para responder tu solicitud de demo y hacer seguimiento.

Datos de cuenta: tu perfil (nombre, correo, preferencias) se usa para operar tu cuenta y personalizar el producto.

Documentos y bases de conocimiento: se almacenan y procesan para entregar la función central del producto — respuestas de IA fundamentadas en tu propio contenido.

Uso de IA: tus consultas y el contenido recuperado se envían al proveedor de modelos de lenguaje configurado solo para responder tu consulta; nunca se usan para entrenar modelos.

Mensajes del servicio: correos transaccionales (ingreso por enlace mágico, invitaciones, notificaciones) enviados para operar la cuenta que tienes.

Datos sensibles y datos de terceros en documentos

El producto no requiere datos sensibles (salud, biométricos, opiniones políticas o religiosas, vida sexual, origen étnico) y no clasificamos el contenido que subes. Los datos sensibles solo pueden tratarse con la autorización explícita de su titular (Ley 1581 arts. 5 y 6); responder cualquier pregunta sobre datos sensibles o sobre menores es facultativo.

Quien sube un documento que contiene datos personales de otras personas garantiza que cuenta con la autorización o la base legal para hacerlo y actúa como responsable de esos datos; nosotros los tratamos solo según sus instrucciones, como describe el Acuerdo de Tratamiento de Datos.

Derechos del titular

Según el art. 8 de la Ley 1581 puedes: conocer, actualizar y rectificar tus datos personales; solicitar prueba de la autorización que otorgaste; ser informado del uso que se les ha dado; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando el tratamiento no respete la ley; y acceder gratuitamente a tus datos.

Puedes ejercer acceso y supresión (exportar y eliminar cuenta) directamente desde tu perfil en el producto.

Puedes presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez hayas agotado la consulta o el reclamo ante nosotros (Ley 1581 art. 16).

Procedimiento de consultas y reclamos

Consultas (conocer/actualizar/rectificar): se responden en 10 días hábiles desde su recibo en privacidad@doctiling.app, prorrogables una vez por 5 días hábiles adicionales cuando el volumen de solicitudes impida responder antes; te avisamos antes de vencer el primer plazo.

Reclamos (revocar/suprimir, o inconformidad con el tratamiento): se responden en 15 días hábiles, prorrogables una vez por 8 días hábiles adicionales. Ambos canales corren por privacidad@doctiling.app.

Un reclamo incompleto se te devuelve dentro de los 5 días hábiles siguientes para que lo completes; si en dos meses no recibimos respuesta, se entiende desistido. Mientras un reclamo esté abierto marcamos el registro como "reclamo en trámite" en máximo 2 días hábiles (Ley 1581 art. 15).

Transmisión internacional a encargados

Para operar el producto transmitimos datos personales a encargados que actúan por nuestra cuenta y bajo contrato, en las siguientes categorías, todos ubicados en Estados Unidos: infraestructura de hosting, servicios de base de datos, correo transaccional, autenticación federada, protección anti-bots, proveedores de modelos de lenguaje y proveedores de embeddings/búsqueda vectorial. Es una transmisión a encargados (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2), no una transferencia a otro responsable.

La Superintendencia de Industria y Comercio incluye a Estados Unidos entre los países con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). Ninguno de estos proveedores usa tu contenido para fines distintos de ejecutar la solicitud puntual que les llega; la página de subencargados tiene el detalle por categoría.

Retención por tipo de dato

Datos de cuenta: mientras exista la cuenta, más un plazo de gracia de 30 días tras una solicitud de eliminación.

Documentos y bases de conocimiento: mientras exista la cuenta.

Bases de conocimiento y documentos eliminados, con sus adjuntos: 15 días en la papelera, restaurables por el usuario; después se borran de forma definitiva e irreversible. El usuario puede borrarlos antes.

Rastro de llamadas MCP (metadatos de auditoría, sin contenido): 90 días.

Rastro de cumplimiento (consentimiento, exportación, eliminación): 5 años, sobrevive a la eliminación de la cuenta, como constancia de la autorización y de cómo se atendieron los derechos.

Solicitudes de demo: 12 meses.

Menores de edad

El producto está dirigido a personas adultas. No tratamos datos personales de menores de 18 años salvo con la autorización de su representante legal, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales (Ley 1581 art. 7; Decreto 1377 art. 12).

Seguridad y brechas

El resumen de nuestra postura de seguridad, y cómo reportar una vulnerabilidad, está publicado en https://www.doctiling.app/es/security.

Si ocurre una violación de datos personales, notificamos a los titulares afectados sin dilación injustificada y la reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1581 art. 17 lit. n; dentro de los quince días hábiles siguientes para responsables inscritos en el RNBD). A los clientes con Acuerdo de Tratamiento de Datos firmado se les notifica dentro de las 72 horas.

Vigencia y fecha

Esta política está vigente y fue actualizada por última vez el 2026-10-08. Reemplaza cualquier versión anterior y se revisa al menos una vez al año.